DV-Freimachung – Digitale Portoentrichtung für Direct-Mailings

Mit der DV-Freimachung (Daten-Verarbeitung-Freimachung) hat die Deutsche Post AG eine komfortable und kosteneffiziente Lösung zur elektronischen Entrichtung von Portogebühren für mittlere und große Kunden etabliert. Diese Form der digitalen Freimachung ermöglicht neben einem besseren Posthandling eine größtmögliche Entgeltermäßigung, die so mit keinem anderen Produkt erreicht werden kann. Als einer der wenigen Direct-Mailing-Dienstleistern in Deutschland, bietet Ihnen die Kern GmbH eine zertifizierte DV-Freimachung an.

Die bislang übliche Freimachungszeile im Adressfenster der Sendung entfällt künftig mit der Verwendung eines zweidimensionalen, maschinenlesbaren DataMatrix-Codes. In diesem quadratischen Barcode werden auf engstem Raum alle notwendigen Sendungs- und Empfängerinformationen vermerkt. Dadurch wird es erstmals möglich, den Sendungsverlauf jedes einzelnen Werbebriefes sicher und lückenlos zu verfolgen. Mit Hilfe des DataMatrix-Codes können zudem Abläufe im Produktionsprozess verbessert und optimiert werden, bspw. zur Qualitätssicherung durch Kameraerfassung und Dokumentation der Codes oder zur Steuerung der verarbeitenden Maschinen.

Im Gegensatz zu Frankiermaschinen, bei denen das Briefporto im Voraus bezahlt werden muss, wird dieses bei der DV-Freimachung erst mit der Einlieferung der Sendungen abgebucht. Gleichzeitig mit der digitalen Freimachung werden sämtliche Einlieferungsunterlagen und ein elektronischer Versandplan erstellt und an die Post übermittelt. Die Portokosten werden dabei abhängig von Gewicht, Menge und Format durch eine entsprechende Software sendungsgenau und transparent ermittelt.

Die DV-Freimachung kann mit dem Postprodukt Premiumadress kombiniert werden. Damit wird die Qualität vorhandener Adressdatenbanken erheblich gesteigert. Die Zustellbarkeit wird dabei direkt vor Ort durch die Zusteller der Deutschen Post geprüft, fehlerhafte oder falsche Anschriften erfasst und mit aktuellen Datenbanken abgeglichen. Die korrigierten und auf den neusten Stand gebrachten Adressen werden dem Postkunden anschließend zum Download bereitgestellt.

Zur Realisierung einer DV-Freimachung bedarf es eines durch die Deutsche Post zertifizierten Dienstleisters. Die Kern GmbH gehört deutschlandweit zu den Wenigen, die eine entsprechende DV-Freimachungs-Vereinbarung mit der Post geschlossen haben. Neben der allgemeinen Vereinbarung muss das Layout des jeweiligen Adressfensters einmalig durch einen Servicemanager der Post zertifiziert werden.

Für die DV-Freimachung geeignete Produkte sind u.a. Briefe, Postkarten, Waren- und Büchersendung sowie Dialogpost (ehemals Infopost). Die Sendungen werden nach Postleitzahlen sortiert und fortlaufend nummeriert. Die durchschnittlichen Mindestmengen je Einlieferung müssen bei Standard/Kompaktsendungen 4.000 Stück betragen bzw. 2.000 Stück beim Einsatz von DataMatrix-Codes und EDI (Elektronischer Datenaustausch).

Zusätzlich zum DV-Freimachvermerk nutzt die Kern GmbH die Möglichkeit der XML-Portooptimierung. Die im eigenen Haus von den Kern IT Services entwickelten Programme bieten individuell auf Kunden zugeschnittene Lösungen, mit denen sich Datenverarbeitungsprozesse automatisieren lassen.

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